Case Study Rheinbahn
Kurzer Prozess bei der Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Dienstleistungen
Wiesbaden, Oktober 2011
Das
fünftgrößte Verkehrsunternehmen Deutschlands, die Rheinbahn AG in Düsseldorf,
hat seine Beschaffungsprozesse auf neue Füße gestellt. Seit der
Mobilitätskonzern die AVA- und SRM-Lösungen von Futura Solutions einsetzt,
haben sich die Beschaffungsvorgänge erheblich beschleunigt.
Denn seit 2009 vollzieht sich der Beschaffungsprozess
im Bauwesen unterhalb des VOB-Schwellenwertes auf elektronischem Weg – vom
Erstellen der Leistungsverzeichnisse über Anfragen bei Lieferanten bis zum
Preisspiegel sowie der Vergabe und dem Auslösen einer Bestellung in SAP.
Lange Zeit war auch im Einkauf der Rheinbahn Papier einer der wichtigsten Datenträger. Stand die Erneuerung von Infrastrukturmaßnahmen an, kamen zunächst die verantwortlichen Bautechniker in den Fachabteilungen der Rheinbahn zum Zuge. Sie erstellten die umfangreichen Leistungsverzeichnisse, deren Anzahl an Positionen schon mal dreistellig ausfallen kann.
Dafür nutzten
sie zwar eine klassische AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung
von Bauleistungen). Doch da diese Lösung weder ins SAP-System der Rheinbahn integriert
noch die Lieferanten elektronisch über eine Plattform angeschlossen waren,
musste der Einkauf die LVs am Ende auf Papier drucken oder auf CD-Rom speichern
und per Post an die jeweiligen Lieferanten verschicken.
Ebenso schickten die Anbieter ihre Angebote
auf Papier zurück zur Rheinbahn. Das bereitete dem Einkauf ein weiteres
Problem: Der Preisspiegel wurde manuell erstellt. „Das war ein sehr
umständliches und zeitraubendes Verfahren“, sagt Klaus
Rabe. Den Aufwand verdeutlicht der Projektleiter anhand
weniger Zahlen. Alljährlich gehen rund 100 Ausschreibungen an einen
unterschiedlich großen Kreis von Lieferanten. Je nach Baumaßnahme können es
drei Anbieter oder auch bis zu 25 sein. Da kam einiges an Papier und
Silberscheiben zusammen.
Inzwischen, so könnte man sagen, macht die Rheinbahn AG kurzen Prozess. Natürlich erstellen die Fachabteilungen wie gehabt die erforderlichen Leistungsverzeichnisse, aber eben elektronisch mit der AVA-Lösung Futura Planning und im GAEB-Standard mit Ordnungsnummerstruktur. GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen.
Das gab es vorher nicht bei der Rheinbahn.
Diese Umstellung kostete zwar einige Mühe, wie Klaus
Rabe einräumt. Grund: Die vorhandenen Daten mussten zunächst
auf Konsistenz überprüft werden. „Aber wir mussten das machen, damit alle,
Techniker, Einkäufer und Lieferanten, eine gemeinsame Sprache sprechen“,
begründet Klaus Rabe diesen Schritt.
Die LVs gehen ebenfalls auf elektronischem Weg an den Einkauf, der mit der
gleichen Lösung den Anfrageprozess bei den Lieferanten in Gang setzt. Und
sobald die Angebote über die angebundene Futura Lieferanten-Plattform
eintrudeln, erstellt der Einkauf nunmehr praktisch mühelos den Preisspiegel –
per Mausklick.
Der Wechsel zur Planning Lösung von Futura
Solutions fiel der Rheinbahn umso leichter, als die alte AVA-Lösung ersetzt werden mußte: Der Hersteller
aktualisierte und unterstützte sie nicht mehr. Überdies konnten die Beschaffungsspezialisten
von Futura Solutions mit einem Feature aufwarten, dass für die Produkte anderer
Anbieter den K.o. bedeutete: „Wir
wollten eine AVA, die mit unserem SAP-System korrespondiert, und das konnte uns
nur Futura Solutions bieten.“ Genauer: Die Beschaffung und Abwicklung von Bau-
und Instandhaltungsmaßnahmen sollte tief in das SAP-System der Rheinbahn
integriert sein. Eben das ist die Spezialität der Wiesbadener
Softwareentwickler.
Sobald die Einkäufer der Rheinbahn eine
Ausschreibung elektronisch freischalten, wird in SAP automatisch eine BANF ausgelöst. Nach
der Vergabe werden dann sämtliche Positionen des Leistungsverzeichnisses als
Bestellung „leistungszeilenscharf ins
SAP-Modul (MM) Material Management
übertragen “. Das ist aber noch nicht alles. Über die Futura Plattform
erhalten die Lieferanten die Bestellung
mit dem Leistungsverzeichnis nun auch elektronisch aus dem SAP-System heraus. Der Vorteil: Sie können ihre Leistungserfassungen online vornehmen.
„Im Prinzip“, so Klaus Rabe,
„schreiben die Lieferanten ihre Massenzusammenstellungen direkt und prüfbereit
in unser System“. Dass spart enorm viel
Zeit, beschleunigt den Abrechnungsprozess – bei deutlich höherer Transparenz.
Klaus Rabe lobt daher nicht nur, „dass der gesamte
Prozess von hoher Qualität ist und erhebliche Vorteile in der Bearbeitung hat.“
Er ist auch revisionssicher.
Große Resonanz bei den Lieferanten
Inzwischen hat die Rheinbahn zahlreiche
Ausschreibungsrunden in Sachen Bauleistungen hinter sich – und es hat sich
herausgestellt, dass es keinerlei Bieterkreis-Einschränkungen bezogen auf den
neuen elektronischen Ausschreibungsprozess gab.
Zur Unterstützung hatte die
Rheinbahn ihren Lieferanten einen Handlungsleitfaden geschickt, wie sie sich
auf der Lieferanten-Plattform anmelden können. Außerdem besteht
selbstverständlich die Möglichkeit bei eventuellen Fragen den kostenfreien
Support von Futura Solutions in Anspruch zu nehmen.
Bei der Beschaffung von Bauleistungen ist
es dann auch nicht geblieben. So wickelt die Rheinbahn heute auch
Dienstleistungen und Rahmenverträge mit der Futura SRM-Lösung ab. Dem Projektleiter sind die ungeplanten
Instandhaltungen schon lange ein Dorn im Auge. Grund: Die völlige Intransparenz
bei Abrufen der Dienstleister.
Mit der Futura SRM-Lösung ist das nun anders,
sagt Klaus Rabe: „Nun erhalten wir zu Limit-Bestellungen klare
Leistungserfassungen mit bepreisten Positionen aus dem Rahmenvertrag und
überprüfbaren Mengen, so dass mit der Abrechnung keine Überraschungen mehr
auftreten.“
Die Fakten: Die Rheinbahn AG in Düsseldorf ist das fünftgrößte Nahverkehrsunternehmen Deutschlands. Im Jahr 2010 beförderten die Bahnen und Busse des Mobilitätsunternehmens insgesamt 214, 9 Millionen Fahrgäste – fast die Hälfte aller Einwohner Europas. Der Verkehrskonzern beschäftigt über 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
„Seit wir
die AVA- und SRM-Lösungen von Futura Solutions im Einsatz haben, ist der
gesamte Beschaffungsprozess deutlich strukturierter und schneller. Für unser
Unternehmen bedeutet das einen enormenVorteil.“
Klaus Rabe, Projektleiter, Rheinbahn AG, Düsseldorf
